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Gestión de emergencias: la estrategia para trabajar de forma remota

En solo unos días pasamos de ser una empresa que está considerando el día en que podríamos trabajar a gran escala desde casa a tener a todos los empleados trabajando de forma remota con éxito.

Como todos saben, cada parte de CodeTactic se maneja localmente pero hemos trabajado de forma remota con clientes de todo el mundo, esto significa que hemos adoptado varias técnicas y prácticas para garantizar este método de trabajo con nuestros clientes. Pero nunca hemos probado estos procedimientos como una estrategia a largo plazo con nuestro propio equipo.

En CodeTactic , somos un equipo de profesionales que valoramos el tiempo que dedicamos juntos a trabajar en proyectos. Todos participamos en la mayoría de los proyectos, tomamos ideas y trabajamos juntos. Esta idea de “oficina en casa” fue solo una forma de brindarle a nuestro equipo la oportunidad de pasar unos días en casa trabajando si fuera necesario, hasta que esta crisis comenzó, por supuesto.

“Entendimos los riesgos y lo que necesitábamos proporcionar para que nuestro equipo estuviera seguro, por eso todos trabajan desde la seguridad de sus propios hogares. No tiene sentido arriesgar nuestra salud cuando podemos trabajar correctamente y mantener nuestros plazos en el tiempo trabajando de forma remota «.

 

– CEO Lyle Patel.

 

Nuestro gobierno aún no ha dictado el distanciamiento social como orden (Vancouver, BC – Sede), pero sí tenían varias recomendaciones y, lo más importante, razones por las que todos deberíamos quedarnos en casa y estar seguros durante este tiempo para prevenir este virus se propague más. Esto fue lo que nos hizo tomar la decisión de convertirnos en una empresa totalmente remota en unos días.

Revisaremos nuestras decisiones durante este tiempo y la estrategia que implementamos para que nuestro equipo esté seguro en casa con éxito mientras continuamos con el trabajo que teníamos programado y los nuevos proyectos que se avecinan.

 

De la oficina a la casa

Las transiciones nunca son fáciles, especialmente cuando usted está a cargo de ayudar a más de 10 personas de cada una de nuestras ubicaciones (Vancouver – Seattle – Los Ángeles – Lima) a pasar de trabajar en su horario regular en una oficina a un sistema completamente remoto en unos pocos dias.

Designamos un Equipo de Soporte, los gerentes de cada una de nuestras ubicaciones formaron un equipo que se encargó de garantizar una transición cómoda y fácil para cada miembro del Equipo CodeTactic. Los gerentes tenían las herramientas y las pautas necesarias para permitir que el equipo se concentrara por completo en sus trabajos: desarrollar las mejores soluciones de software, aplicaciones, sitios web y más.

Se tomaron el tiempo para crear una estrategia de transición, así como detalles sobre cómo íbamos a proceder durante este tiempo (hasta hoy, no estamos seguros de cuánto tiempo estaremos trabajando de forma remota debido a la crisis).

Los gerentes no solo se encargaron de guiar todo el proceso, cómo vamos a manejar el trabajo de forma remota y cómo enfocamos el trabajo y los proyectos, sino que también proporcionaron todos los equipos necesarios para brindar el mejor y más funcional entorno en sus hogares. Ellos están a cargo de asegurarse de que cada miembro de CodeTactic tenga soporte a tiempo completo para enfrentar cualquier desafío que pueda surgir mientras trabajamos de forma remota y obtener una solución inmediata.

La comunicación y la organización dentro del equipo son clave

Ahora que su equipo está trabajando desde casa, también debe haber una estrategia de comunicación. Tener una plataforma de gestión de proyectos para que tu equipo continúe con sus proyectos y clientes, y al mismo tiempo organizar reuniones con el resto del equipo va a ayudar a todos a continuar con el buen trabajo.

Hay algunos detalles que su estrategia debe tener para que el plan de «trabajo desde casa» funcione correctamente.

  • Conferencia y videollamadas: Son importantes para discutir los próximos eventos, proyectos y cronogramas.En CodeTactic usamos Google Meet a menudo como una herramienta para nuestras conferencias telefónicas con el equipo.
  • Calendario y fechas límite: Debe estar debidamente registrado para que todos los miembros de su equipo estén organizados según el tiempo. Entre nuestra plataforma de gestión de proyectos, My CodeTactic y nuestro Calendario de Google, mantenemos nuestro día organizado e informamos a nuestros clientes sobre cada proyecto.
  • Emails Para que todos en el equipo conozcan la situación actual y lo que se ha discutido y decidido durante las conferencias telefónicas y reuniones.
  • Información y pautas de cómo vamos a proceder como CodeTactic durante este tiempo, cómo manejaremos nuevos proyectos y clientes, etc.
  • Actualizaciones constantes del CEO y de los altos ejecutivos de los desarrollos relacionados con la compañía, los efectos y lo que nos depara el futuro.

Es importante mantener a su equipo siempre informado de lo que sucede con la empresa y con los clientes. La transparencia ayudará a su equipo a sentirse seguro, ya que minimiza la incertidumbre de estos tiempos difíciles y disminuye el estrés que todos sentimos actualmente. De esta manera, su equipo puede continuar concentrándose en el trabajo en cuestión sabiendo que la situación está bajo control y que están a salvo.

Equipo y herramientas

Si su equipo trabajará desde casa, necesitará tener todas las herramientas y la tecnología para hacerlo; las computadoras y los teléfonos inteligentes son solo el comienzo.

En CodeTactic, establecimos que necesitábamos tomar todo lo que pudiéramos necesitar. Hacer una lista clara de todo el equipo que necesitará su equipo es el comienzo:

  • Computadoras
  • Laptops
  • Tablets 
  • Telefonos de la Compañía
  • Monitores Adicionales
  • Routers 
  • Dispositivos de prueba
  • Y cualquier adicional solicitado

Todo lo que no pudimos llevar a casa estaba programado para ser entregado.

Gestión de proyectos y clientes

Como hemos trabajado de forma remota con varios clientes internacionales, ya conocemos y entendemos la metodología y los procesos para poder seguir cumpliendo dentro del plazo previsto. Los adoptamos ahora que estamos trabajando desde casa y mantenemos a nuestros clientes informados en cada paso del camino durante sus proyectos.

Pero, ¿Cómo hicimos eso?

  • Usando un sistema de gestión de proyectosMy CodeTactic es la plataforma de gestión de proyectos que desarrollamos y usamos para comunicarnos constantemente con nuestros clientes, cargar y compartir archivos, compartir vistas previas, comentarios, dejar notas y tareas, y mucho más.
  • Organización diariaEl equipo tiene que poder organizar su tiempo y productividad durante el día para poder continuar con el ritmo de trabajo.
  • Deadlines – Mantener el orden para cada tarea es clave si desea mantener los plazos con los clientes.
  • Honestidad y claridadMantenga informados a sus clientes de los pasos que está tomando durante el proyecto.

Planes y estrategias financieras para su negocio

Asegurarse de que su empresa continúe obteniendo clientes y flujo de caja es importante en este momento. Durante esta crisis, todas las industrias comerciales se verán afectadas financieramente. Lo importante es comprender qué tan duro se verá afectada su empresa por esta crisis.

Por supuesto, habrá un efecto negativo para su empresa, lo cual es inevitable considerando los cambios en el mercado y la economía en todo el mundo. ¿Pero qué tan malo podría ser? ¿Y qué tan preparada está su empresa para actuar? Estas son las preguntas que debe haber respondido para cada escenario posible con anticipación para estar listo y asegurar su equipo y su negocio.

En CodeTactic, entre nuestro CEO Lyle Patel y los Ejecutivos, se ha realizado una evaluación exhaustiva de los posibles escenarios desde la mejor hasta la peor pérdida posible. Esto nos ayuda a actuar en consecuencia en cada caso y a poder mantener el sólido equipo que tenemos actualmente. Estar preparado para cualquier evento o cambio es clave para gestionar adecuadamente la situación.

Nuestra principal prioridad es asegurar nuestro equipo actual. Tenemos que ser capaces de brindarles la certeza que necesitan también para que se concentren en su trabajo, razón por la cual CodeTactic está lista para enfrentar cualquier escenario posible que se nos presente durante esta pandemia mundial y mantener unido a nuestro equipo.

Mantenga motivado a su equipo

Es importante mantener un ambiente de trabajo fuerte e integrado aunque estemos físicamente separados. CodeTactic tiene una fuerte relación entre el equipo y la cultura de la empresa, es importante mantener la cercanía entre el grupo y continuar con actividades que generalmente se realizaban antes, actividades en equipo como tomarse un tiempo juntos, charlar, pasar el rato después del trabajo, la única diferencia es que, a partir de ahora, esto debe hacerse digitalmente por razones de seguridad.

Definitivamente es un momento estresante para todos, pero debemos continuar con nuestra rutina lo mejor que podamos. Tenga en cuenta que mantener el ánimo en alto para todos nos ayudará a pasar juntos este momento difícil.

 

Lucia Espinoza

Written by Lucia Espinoza

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